Professionals werken aan de digitalisering van de rechtspraak 

‘We werken prestatie- en resultaatgericht, maar de mens gaat hier voor’

De digitalisering van de rechtspraak is in volle gang. Hoe pakken de honderden medewerkers van IVO Rechtspraak dat aan, en waar halen ze voldoening uit? ‘Wat te denken van de waardering die je krijgt wanneer je een storing tijdens een zitting oplost. Dat is goud waard! 

De Rechtspraak heeft voor veel mensen nog altijd een klassieke uitstraling. Rechters in toga’s die vanaf een verhoogd spreekgestoelte op zakelijke toon vonnissen voorlezen, advocaten die urenlang pleidooien houden en citeren uit vuistdikke dossiers, verdachten die uitgetekend worden als illustratie bij krantenartikelen… veel lijkt er niet veranderd de afgelopen decennia.  

Mis, weten de 400 vaste en 200 externe medewerkers van IVO Rechtspraak. Als full service informatievoorzieningsorganisatie voor de Rechtspraak is IVO voortdurend bezig de Nederlandse rechtsgang digitaal zo goed mogelijk te ondersteunen en naar een hoger plan te tillen. En dat werpt dagelijks zijn vruchten af. Dat weet ook Lieke Vredenburg, implementatiemanager bij IVO. Ze vertelt enthousiast: ‘Ik ben heel recent begonnen bij de portefeuille Strafrecht en ben alles nog in me aan het opnemen en ontdekken. Dit is de plek waar ik graag naar toe wilde groeien.’  

Hiervoor werkte Lieke bij de portefeuille Toezicht, waar ze de afgelopen jaren heeft geholpen met de livegang en verbetering van het systeem om digitaal te communiceren in zaakstromen zoals faillissementen en professioneel bewind. ‘Het systeem is eind 2019 uitgebreid met een pilot voor schuldsaneringen. Wsnpbewindvoerders en de rechtbanken wisselen digitaal gestructureerde informatie uit over schuldsaneringen. De rechtspraak kan in al deze zaakstromen zo makkelijker, effectiever en efficiënter toezicht houden’, aldus Lieke. 

Samenwerking met alle betrokkenen 

Afhankelijk van het doel wordt er op verschillende manieren samengewerkt binnen IVO Rechtspraak. Lieke begeleidt als implementatiemanager de gerechten bij de verandering en coördineert op landelijk niveau de afstemming. De ontwikkelaars, ontwerpers, testers en andere collegas binnen de ITteams werken op een agile manier aan zowel nieuwe functionaliteiten als het verbeteren en onderhouden van de huidige mogelijkheden.  

‘De Nederlandse rechtspraak is veel digitaler dan de meeste mensen denken’, vervolgt ze. ‘We overleggen voortdurend met alle betrokkenen over het verbeteren en vernieuwen van systemen. Uiteraard met de Raad voor de rechtspraak, maar vooral met rechters, griffiers, juridisch en administratief medewerkers, rechtbankbestuurders en heel veel andere collega’s. Ook werken we veel samen met ketenpartners zoals het OM, de Raad voor de Kinderbescherming en brancheverenigingen. Zo proberen we zo goed mogelijk in de behoeften van de gebruikers te voorzien. Onze rechtbankcollega’s moeten er uiteindelijk mee werken en dat moeten ze zo goed mogelijk kunnen doen.  

Identificeren met eindgebruiker 

Na het uitdenken van de projecten volgt de implementatie. Hoe pakt IVO Rechtspraak dat aan? Lieke: Binnen de vakgroep Veranderen en Verankeren hebben wij een leidraad ontwikkeld voor de implementaties. Per project maken we een omgevingsanalyse en onderzoeken we de impact van de verandering voor de gerechten en eventueel ketenpartners. Op basis van deze analyse bepalen we de beste implementatiestrategie en implementatie-aanpak. Iedere rechtbank is zelf verantwoordelijk om een nieuw werkproces of nieuwe digitale mogelijkheid binnen de organisatie te implementeren en te verankeren. Vanuit de vakgroep spelen wij hier een faciliterende en coördinerende rol.’  

Servicemanager Milan Dijkstra komt na de implementatie in beeld. Hij kwam tijdens zijn studie te werken bij IVO en deed toen hoofdzakelijk het klantcontact met rechters en griffiers. ‘Ik hielp hen met hun technische problemen. Inmiddels doet hij veel meer. Ik ben het aanspreekpunt van de regiomanagers, stel dienstverleningsovereenkomsten op, maak klanttevredenheid inzichtelijk en probeer zoveel mogelijk fouten in goede banen te leiden. Ik heb geen technische achtergrond, maar ik ervaar dat in mijn functie niet als een gemis. Zo identificeer ik me makkelijk met de eindgebruiker als die ergens tegen aanloopt.’  

 

Afwisselend werk   

IVO Rechtspraak is een moderne werkgever die meedenkt met zijn werknemers en de levensfase waarin ze zich bevinden. Milan: ‘In alle eerlijkheid had ik nooit gedacht dat ik hier zou blijven. Ik had het idee om na een paar jaar over te stappen naar een commerciëler bedrijf, maar ik voel me hier goed op mijn plek. Bij IVO ben je vrij om je werktijden en dagen zelf in te vullen, zo werk ik vier dagen van negen uur in de week. Daar doet men hier niet moeilijk over. Daarnaast werk ik met veel verschillende mensen, in veel verschillende disciplines.   

Lieke: ‘Ook ik werk met veel verschillende disciplines, geen dag is hetzelfde en ik kom op verschillende plekken. Ik heb twee jonge kinderen, een van tweeënhalf en een van negen maanden, en ik krijg van IVO alle ruimte om dit goed te combineren. Tegelijkertijd vind ik mijn werk zo leuk dat ik met plezier vier dagen per week werk.’  

 

Impact ook in het klein  

Rechtspraak is door de komst van social media en diverse televisieprogramma’s meer en meer publiek domein geworden. De maatschappelijke impact ervan is zichtbaarder dan ooit. Ervaren Milan en Lieke dat ook? 

‘Zeker’, zegt Milan, ‘maar impact hebben geldt ook in het klein. Ik heb een ICT-loket opgezet; een soort klein klantcontactcentrum binnen een rechtbank. Eerst was dat centraal geregeld via Utrecht en moest alles via de telefoon. Nu is dat decentraal geregeld en lossen we problemen veel sneller op, zodat mensen hun werk sneller kunnen hervatten. Daarnaast kunnen we veel eenvoudiger direct zelf langs mensen gaan. En dan blijkt de rechter die door de telefoon behoorlijk fel klinkt opeens een hele leuke collega die enorm blij is dat je de pc-problemen gefikst hebt. Of wat te denken van de waardering die je krijgt wanneer je een storing tijdens een zitting oplost. Dat is goud waard!’   

Lieke vult aan: Ik ben trots op de faillissementsdossiers die nu digitaal behandeld kunnen worden. Dat hebben we gerealiseerd tijdens mijn tijd bij de portefeuille Toezicht. En bij Strafrecht is er net een nieuwe module klaar die door OM en Rechtspraak gebruikt kan worden in de onderzoeksfase van een strafzaak. Dit gaan we nu landelijk implementeren.’  

 

IVO Rechtspraak: voortdurend in ontwikkeling 

Het dienstenportfolio van IVO Rechtspraak ontwikkelt zich voortdurend om te voorzien in de actuele behoeften van de Rechtspraak, maar ook met het oog op toekomstige mogelijkheden. Eigenlijk zijn de werkzaamheden voor IVO dus nooit klaar. ‘Verandering en vernieuwing zijn goed, maar niet als doel op zich,’ zegt Lieke. ‘Lifecycle-management is minstens zo belangrijk. Hoe onderhouden we de toepassingen die we hebben gebouwd, en hoe verbeteren we deze waar nodig? En nieuwe technieken rond Artificiële Intelligentie en Big Data gaan we niet van vandaag op morgen doorvoeren, maar het is wel heel belangrijk dat we hiervoor openstaan.’ 

 

Lieke Vredenburg 

  • Leeftijd: 34  
  • Opleiding: Bedrijfskunde, Master Verandermanagement  
  • Aantal jaren werkzaam bij IVO: 5 jaar    
  • Favoriete sites/apps: Nu.nl, NOS en YouTube Kids (‘voor mijn dochtertje’)  
  • Favoriete gadgets: Garmin Smartwatchtijdens het sporten  
  • Favoriete muziek: ‘Skyradio staat bij mij regelmatig op, dan hoef ik niet de hele tijd naar dat geklets van de dj’s te luisteren.’  

 

Milan Dijkstra

  • Leeftijd: 25  
  • Opleiding: Commerciële Economie 
  • Aantal jaren werkzaam bij IVO: 5 jaar 
  • Favoriete sites/apps: Instagram, Snapchat en de meeste nieuwssites
  • Favoriete gadgets: ‘Ik ben een volbloed Apple-adept. Ik heb alles van dat merk.’  
  • Favoriete muziek: ‘Ik luister heel veel verschillende genres; van pop en dance tot R&B en hiphop. Als er maar een goede beat in zit, het moet wel dansbaar zijn.’